Règlement d'Exposition

11ème EDITION DE YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016

17 Décembre au 02 Janvier 2017

FONDATION INTERNATIONALE INTER-PROGRESS

Antenne Régionale pour l’Afrique

  • BP 1687 Yaoundé Cameroun
  • Téléphone : (+ 237) 222 21 44 15 – 677 70 76 79
  • Télécopie: (+237) 222 21 44 88 – 222 21 37 55
  • Email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
  • Site Web : www.ya-fe.com

 Télécharger le Règlement Général d'Exposition de YA-FE 2016

Art 1. Organisation

1.1 La 10ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, est organisée par l’Antenne Régionale pour l’Afrique de la Fondation Internationale Inter-Progress (FIP) mandatée par la Communauté Urbaine de Yaoundé (CUY).

1.2 L’organisation de la manifestation est placée sous la responsabilité d’une Direction Générale et supervisée par le Président de FIP. Elle se déroule du 17 décembre 2016 au 02 Janvier 2017, soit 17 jours, sur un nouveau site (partie basse du Palais des Congrès de Yaoundé).

1.3 Dans l’exécution de son mandat, FIP s’entoure de partenaires publics et privés ainsi que de collaborateurs.

 

Art 2. Participation

2.1 La participation à la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, se formalise à travers un dossier de participation mis à la disposition de potentiels exposants par l’Organisateur mandaté. Chaque souscription est définitivement admise et validée par la signature du présent Règlement Général et le paraphe de ses pages constituantes par l’Exposant et l'Organisateur.

2.2 Le dossier de souscription prend valeur de Bon de Commande au moment où l’Organisateur en accepte les renseignements inscrits et transmet cette décision à l’Exposant sous la forme d’une facture.

Dès lors, l’Exposant s’engage à se conformer strictement au Règlement Général de la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, ainsi qu’aux directives organisationnelles communiquées au cours de la phase préparatoire et pendant la manifestation, cela dans l’intérêt général de la manifestation.

Le Règlement Général de la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, paraphé et signé par l’Exposant au moment de la souscription, entre dans la force de son application dès l’installation sur le site.

2.3 La souscription à la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, est unique dans le sens qu’elle ne peut concerner qu’un et un seul Exposant à la fois pour chaque espace souscrit.

2.4 Aucune sous – location n’est autorisée. En cas de sous – location constatée sur le site, l’Exposant en infraction se verra retirer définitivement le stand accordé.

Exceptionnellement, l’Organisateur peut autoriser l’aménagement d’un stand collectif entendu comme un espace occupé par un groupement homogène de représentation (association, GIC, corporation, etc.). Le groupement qui introduit une telle demande doit produire la liste exhaustive des exposants et déclarer les produits à exposer dans l’espace spécial sollicité qui seront soumis à l’appréciation de l’Organisateur. Le groupement - souscripteur répond du règlement des factures émises et d’une bonne tenue de ses membres.

 

Art 3. Admission

3.1 La participation à la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016, est ouverte à toute entreprise ou organisation, locale ou étrangère, publique ou privée, justifiant d’une existence légale.

3.2 Les revendeurs du secteur formel sont admis dans l’enceinte de YA-FE en précisant toutefois la nature des produits proposés à la vente qui doivent être validés.

3.3 Aucun commerce ambulant (les exposants sous stand sont concernés) n’est autorisé sur le site de la manifestation sous peine d’une expulsion immédiate avec confiscation des produits saisis.

3.4 L’Organisateur est qualifié pour statuer sur l’admission ou non des Exposants et des produits à exposer dans les stands. A cet effet, la vente de liqueurs, spiritueux ou tout autre boisson alcoolisée est interdite sur le site sauf dérogation spéciale de l'Organisateur.

De même, l'installation de machines à glace et/ou de production industrielle de quelque produit doit être signalée sur la fiche technique remise lors de la souscription et doit recevoir le quitus de l’Organisateur avant leur admission sur le site.

3.5 L’Organisateur se réserve le droit d’augmenter ou de diminuer les surfaces contractées en fonction des disponibilités et toujours dans l’intérêt général de la manifestation.

3.6 Seul le paiement intégral des frais de souscription, dans les délais requis (au plus tard le vendredi 30 novembre 2016), autorise la délivrance d’un bon d’entrée sur le site à chaque Exposant.

3.7 La publicité et la propagande se réfèrent à la raison sociale de l’Exposant et à son existence légale. Elles s’exécutent UNIQUEMENT et RIGOUREUSEMENT dans l’enceinte du stand et ne doivent, en aucun cas, troubler l’ordre ambiant à l'extérieur du stand. A ce titre, l’utilisation de matériel de musique dans le stand doit être obligatoirement annoncée lors de la souscription et une autorisation fournie par l’Organisateur.

3.8 L’Organisateur se réserve ainsi le droit de saisir tout matériel, de tout ordre, non préalablement annoncé et autorisé sur le site et qui nuirait au bon déroulement de la manifestation.

 

Art 4. Attribution des surfaces et de l’emplacement du stand

4.1 L’Organisateur établit sur la base de la chronologie des paiements reçus, un plan de répartition des emplacements. Il se réserve le droit d’apporter, dans les limites réalisables, des modifications tant en ce qui concerne les dimensions que la forme des stands, dans la mesure où les contraintes d’agencement ou la vue d’ensemble l’exigent. La possibilité est laissée à l’Exposant, dès règlement complet de sa participation, d’exprimer un choix préférentiel de l’emplacement de son stand sur le plan de masse de la manifestation. Toutefois, l’Organisateur arbitre, en dernier ressort, l’implantation générale des stands et de tout autre matériel sur le site de la manifestation.

4.2 L’attribution d’un emplacement spécifique ne prend effet que lorsque l’Exposant remplit toutes les conditions énumérées dans le présent Règlement Général

4.3 L’activité de restauration est limitée sur le site et préalablement autorisée par l’Organisateur aux seuls professionnels des métiers de la restauration.

 

Art 5. Annulation

5.1 L’Exposant qui souhaite annuler son Bon de Commande de souscription à la manifestation est tenu de le faire savoir exclusivement par courrier recommandé, et au plus tard, le 15 novembre 2016

5.2 L'annulation du Bon de Commande ne libère pas pour autant l’Exposant de ses obligations. Il reste redevable :

- Du coût des installations commandées et en voie de réalisation.

- Du coût des publicités commandées.

 

Art 6. Finances

a - Seul le règlement intégral du montant des prestations souscrites et facturées avant le 30 novembre 2016 garantit la participation d’un Exposant à la 11ème édition de YAOUNDE EN FETE, YA-FE 2016.

b - Toute facture émise avant le vendredi 30 novembre 2016 peut être payée en totalité ou par tranche (50% minimum du montant de la facture émise). Le règlement intégral étant la seule considération pour l’admission physique sur le site de la manifestation.

c- En cas de non règlement de l’intégralité de la facture dans les délais fixés, l’Organisateur n’admettra pas l’Exposant sur le site de la manifestation.

6.1 Modes de règlement

  • Par chèque de banque ou d'entreprise libellé « Yaoundé en Fête » ou « YA-FE »
  • En numéraires (espèces) au Secrétariat de l’Organisateur à Yaoundé

 

Art 7. Tarifs de souscription et modalités connexes.

7.1. Les tarifs de souscription des stands sont indiqués sur le seul document officiel produit par l’Organisateur et dénommé « Dossier de Participation ». Le tarif des stands donne droit aux prestations suivantes :

- Un espace (module avec joues, surface nue et hors gabarit).

- Un sol en plancher.

- Un éclairage et une prise de 220V (installation du triphasé sur demande spécifique).

N.B : Il est recommandé à l’exposant de commander un fronton de stand conforme au format du module souscrit pour se faire identifier.

 

Art 8. Prescriptions utiles

8.1 Les exposants pourront ravitailler leur stand entre 7h00 et 9h00. Aucun véhicule ne sera plus autorisé sur le site dès 9h15. L’heure d’ouverture du site aux visiteurs est de 11h00 à 24h00.

8.2 La fermeture des stands et l’arrêt de toutes les activités sur le site interviennent tous les jours à minuit (24 h 00).

8.3 L’aménagement des stands débute le 14 décembre 2016 à 13 h 00 et devra être impérativement achevé le jeudi 16 décembre 2016 à minuit.

8.4 L’emballage et l’évacuation des marchandises dans les stands s’effectueront le lendemain de la clôture, le Mardi 03 janvier 2016 de 07 h 30 à 18 h 00.

8.5 Les objets destinés à être exposés et présentant un danger d’incendie ou d’explosion devront spécialement être signalés à l’Organisateur par l’Exposant. En cas d’infraction, l’exposant devient l’unique responsable des risques encourus.

8.6 L’Exposant a l’obligation d’animer son stand pendant les heures d’ouverture de la manifestation et d’en assurer l’ordre et la propreté. Les déchets du stand seront évacués dans les bacs à ordures répartis sur l’ensemble du site.

 

Art 9. Dossier technique

9.1 L’Exposant qui désire créer une animation sonore doit, au préalable, en informer officiellement l’Organisateur en décrivant le type de matériel qu'il souhaite installer dans son stand (Réf. fiche technique). La puissance maximum tolérée dans les stands est de 47 DB / 50 W. Par ailleurs, l’Exposant s’engage à se conformer scrupuleusement aux directives de l’Organisateur en matière de nuisance phonique en respectant, tout particulièrement, le positionnement des sorties sonores qui doivent obligatoirement être orientées vers l’intérieur du stand.

9.2 L’Exposant qui désire souscrire à l’installation d’un visuel de 3m x 1m sur le pourtour du site doit remettre à l’Organisateur, avant le 30 octobre 2016, un support numérique contenant le message à reproduire au format AI, EPS, TIFF, JPEG ou PDF.

 

Art 10. Risques et Assurances.

10.1 Le service de sécurité de l’Organisateur fonctionnera jour et nuit pendant toute la durée de la manifestation.

10.2  L’Exposant devra souscrire, à toutes fins utiles, à une assurance ad hoc couvrant les risques liés aux dommages aux biens (vol, incendie, détérioration) et à une responsabilité civile durant la manifestation, sauf si il est déjà au bénéfice de telles assurances. L’Organisateur peut lui indiquer comment procéder si besoin.

 

Art 11. Dispositions finales

11.1 L’Organisateur se réserve le droit de modifier les dispositions du présent Règlement Général si les circonstances l’exigent.

11.2 L’accès au site, pour les visiteurs, est conditionné par l’achat d’un ticket d’entrée au prix unique de FCFA 300. Toute sortie du site est définitive.

11.3 Chaque Exposant se procurera le nombre utile et nécessaire de bracelets d’identification pour entrées multiples d’une valeur de FCFA 1000 par unité qu’il remettra à ses animateurs du stand ou de l’espace souscrit. Le  bracelet de couleur blanche pour exposants est à distinguer du bracelet de couleur verte réservé aux visiteurs.

11.4 L'Organisateur met à la disposition des Exposants et des visiteurs des commodités sanitaires, un service de premiers soins avec ambulance ainsi que des bacs à ordures pour l'évacuation de leurs déchets.

11.5 l'Organisateur sollicite du Mandant de la manifestation, La Communauté Urbaine de Yaoundé, l'interdiction de  toute installation anarchique et commerce informel aux alentours du site durant toute la durée de YA-FE 2016.

11.6 Toute circonstance exogène, et de manière générale, tout cas de force majeure qui viendrait empêcher la manifestation d’avoir lieu ou en restreindre l’importance, est inopposable à l’Organisateur et l’Exposant ne pourra prétendre à aucune indemnité.

11.7 Pour toute difficulté qui pourrait naître de l’interprétation et de l’exécution du présent règlement, la version française fait foi. Les parties acceptent de régler tout litige par concertation. Si besoin, le litige sera réglé par l’arbitrage de trois personnalités désignées par les parties. L’Organisateur agira avec l’accord et l’appui de son Mandant Officiel, la Communauté Urbaine de Yaoundé.

 

MATERIEL D’ANIMATION SONORE

NATURE DU MATERIEL

DESCRIPTIF DU MATERIEL

I.

 

II.

 

III.

Poids : ___________________________

Puissance : _______________________

Alimentation : _____________________

Quantité : ________________________

 

 

DISPOSITION DES BAFFLES ET HAUTS PARLEURS D’ANIMATION A L’INTERIEUR DES STANDS D’EXPOSITION

 

               

 

MATERIEL DE PRODUCTION INDUSTRIELLE

NATURE DU MATERIEL

DESCRIPTIF DU MATERIEL

 

I.

 

II.

 

III.

 

IV.

 

Poids : ____________________________

 

Puissance : ________________________

 

Alimentation : ______________________

 

Quantité : _________________________

 

Fait à Yaoundé, le __________________ 2016 (à compléter à main levée)

   Pour l’Exposant,                                                                                                                        Pour l’Organisateur,

   Raison sociale:                                                                                                                            Le Secrétariat de YA-FE

   Nom du Responsable:

 

Signature (précédée de la mention "Lu et Approuvé")

 

 Télécharger le Règlement Général d'Exposition de YA-FE 2016

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L'Organisateur

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Contacts

SECRETARIAT DE YA-FE
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  +(237) 222214488 / +(237) 222213755
  BP 1687 Yaoundé / Cameroun,   GMT+1
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